1. Ruang lingkup
Kebijakan ini berlaku untuk aplikasi Absen Project dengan nama paket com.absen.project, layanan API, dan dashboard administrasi pada domain project.ugc.id. Layanan ini digunakan untuk administrasi kehadiran tenaga kerja.
Absen Project tidak menjual data pribadi dan tidak menggunakan data lokasi, foto, atau wajah untuk periklanan.
2. Data yang kami proses
Nama lengkap, alamat email, nomor telepon, foto profil, status akun, shift, serta password dalam bentuk hash.
Tanggal kerja, jam masuk/pulang, shift, keterlambatan, lembur, lokasi absensi, dan status verifikasi.
Koordinat GPS, akurasi lokasi, titik geofence, jarak terhadap lokasi kerja, dan indikator mock location saat proses absensi.
Foto selfie absensi, foto referensi, hasil deteksi wajah, dan representasi matematis wajah untuk pencocokan identitas.
ID perangkat aplikasi, alamat IP, waktu permintaan, token sesi, log kesalahan, dan sinyal pencegahan penyalahgunaan.
Email, OTP, waktu kedaluwarsa OTP, serta catatan permintaan registrasi atau penggantian password.
3. Tujuan penggunaan data
- Membuat, memverifikasi, dan mengamankan akun pengguna.
- Memastikan absensi dilakukan oleh pengguna yang benar, pada waktu yang tercatat, dan dalam radius lokasi kerja yang ditentukan.
- Menghitung kehadiran, ketepatan waktu, keterlambatan, shift, dan lembur.
- Menyediakan kalender, ringkasan, analitik, dan laporan untuk pengguna serta administrator berwenang.
- Mendeteksi mock location, percobaan akses tidak sah, spam OTP, dan penyalahgunaan layanan.
- Memenuhi kebutuhan administrasi ketenagakerjaan, audit internal, dan kewajiban hukum yang berlaku.
4. Pemrosesan lokasi dan wajah
Lokasi presisi dan kamera digunakan ketika pengguna menjalankan fungsi absensi atau memperbarui foto yang diizinkan. Data tersebut bukan untuk pelacakan aktivitas di luar proses absensi.
Representasi wajah digunakan hanya untuk membandingkan selfie absensi dengan foto referensi pengguna. Hasil pencocokan membantu mencegah penitipan absen, namun keputusan administratif dapat ditinjau oleh petugas yang berwenang.
5. Penyedia layanan dan akses data
Data dapat diproses oleh penyedia infrastruktur yang membantu pengoperasian layanan, misalnya server/hosting, pengiriman email OTP, keamanan Cloudflare Turnstile, dan layanan jaringan. Penyedia hanya memperoleh data yang diperlukan untuk menjalankan fungsinya.
Di dalam organisasi, akses dibatasi kepada pengguna, administrator, HR, atau personel teknis yang memiliki kebutuhan kerja dan kewenangan. Data tidak dibagikan kepada pengiklan.
6. Retensi dan penghapusan data
- Data akun, kontak, foto profil, foto referensi wajah, dan representasi wajah disimpan selama akun aktif, kemudian dijadwalkan dihapus paling lambat 30 hari setelah permintaan penghapusan terverifikasi.
- File selfie absensi disimpan maksimal 180 hari untuk verifikasi dan pemeriksaan insiden, kemudian dihapus otomatis. Hasil verifikasi wajah, waktu, status, dan audit absensi tetap dipertahankan sebagai catatan HR.
- Foto selfie dan koordinat GPS presisi juga dihapus paling lambat 30 hari setelah permintaan penghapusan terverifikasi, kecuali diperlukan untuk pemeriksaan insiden atau kewajiban hukum yang sedang berlangsung.
- Catatan absensi minimum—identitas/internal ID, tanggal, waktu, shift, status, keterlambatan, lembur, serta audit koreksi—dapat disimpan maksimal 5 tahun untuk administrasi HR, penggajian, audit, dan kepatuhan.
- Log keamanan dapat disimpan maksimal 180 hari. Salinan pada backup terenkripsi akan terhapus mengikuti siklus backup, maksimal 30 hari setelah penghapusan dari sistem aktif.
- OTP hanya digunakan dalam masa verifikasi dan tidak dapat digunakan setelah kedaluwarsa.
Data dapat disimpan lebih lama jika diwajibkan hukum, diperlukan untuk sengketa aktif, keamanan, atau pencegahan kecurangan. Data yang dipertahankan akan dibatasi dan tidak digunakan untuk tujuan lain.
7. Hak dan pilihan pengguna
Pengguna dapat meminta akses, koreksi, atau penghapusan data. Permintaan penghapusan akun dapat diajukan melalui halaman khusus berikut:
Penolakan izin kamera atau lokasi dapat membuat fungsi absensi tidak dapat digunakan karena keduanya merupakan bagian inti dari validasi kehadiran.
8. Keamanan data
Kami menerapkan HTTPS, pembatasan akses berbasis peran, hashing password, token sesi, rate limiting, verifikasi OTP, pemeriksaan lokasi, dan pencatatan aktivitas keamanan. Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko; insiden akan ditangani dan diberitahukan sesuai kewajiban yang berlaku.
9. Pengguna anak
Absen Project ditujukan untuk administrasi tenaga kerja dan tidak ditujukan bagi anak-anak. Akun dibuat dalam konteks hubungan kerja atau operasional organisasi.
10. Perubahan kebijakan
Kebijakan dapat diperbarui ketika fungsi aplikasi, praktik pemrosesan data, atau persyaratan hukum berubah. Tanggal pembaruan terbaru akan ditampilkan pada halaman ini.
11. Kontak
Pertanyaan privasi atau permintaan terkait data dapat dikirim ke [email protected] dengan subjek Privasi Absen Project.